TOPEX Labs: Estrategia de AI y Diagnóstico Organizacional
Una manufacturera óptica costarricense tenía software moderno y ninguna estrategia de AI. Realizamos seis entrevistas diagnósticas por departamento, sintetizamos un reporte de hallazgos a nivel empresa, y entregamos un roadmap de AI por fases construido enteramente sobre el stack que ya tenían.
El Contexto
TOPEX Labs es un laboratorio óptico con sede en Costa Rica que fabrica lentes oftálmicos a la medida para optometristas y ópticas en todo el país. La empresa operaba un stack moderno — SAP Business One para datos transaccionales, Bitrix CRM a medio implementar, Wolkvox para el centro de contacto y WhatsApp — pero los sistemas no se comunicaban entre sí, y casi nadie en la organización estaba extrayendo valor de los datos que ya tenían dentro. El CEO había estado explorando herramientas de AI por su cuenta, pero no había estrategia de adopción, ni modelo de datos compartido, ni una vista interdepartamental de dónde estaban realmente los cuellos de botella. En lugar de proponer herramientas antes de entender los problemas, el proyecto arrancó como un diagnóstico: entrevistar a cada departamento, mapear los puntos de dolor reales en los flujos de trabajo, y construir un roadmap fundamentado en lo que la gente hacía todo el día.
La Solución
Ejecutamos un proyecto estructurado, diagnóstico primero: seis entrevistas departamentales, un reporte de hallazgos sintetizado, un roadmap por fases construido sobre la infraestructura existente, y capacitación práctica desplegada de inmediato para que cada equipo tuviera una habilidad de AI funcional mientras el roadmap todavía se estaba definiendo.
Seis diagnósticos departamentales
Entrevistas estructuradas en Ventas, Finanzas, Operaciones, Ingeniería, Mercadeo y Servicio al Cliente, sintetizadas en un reporte de hallazgos interdepartamental que reveló tres problemas estructurales que ningún departamento podía ver desde dentro de su propia función.
Roadmap sobre infraestructura existente
Una arquitectura de Fase 1 integrando Wolkvox (WhatsApp + chatbot), Bitrix (gestión de casos + vista 360° del cliente), y SAP Business One (datos transaccionales) — sin plataformas nuevas, sin herramientas nuevas que aprender.
Talleres de prompts desplegados de inmediato
Cinco sesiones de capacitación en prompts, una por departamento, más una guía de referencia independiente, entregadas mientras el roadmap todavía se estaba diseñando para que cada equipo pudiera empezar a usar AI productivamente esa misma semana.
Los Resultados
La gerencia obtuvo su primera vista interdepartamental de dónde estaban realmente los vacíos de datos y procesos de la organización, un roadmap que evitó el vendor lock-in, y capacidad de AI funcionando en los seis departamentos antes de implementar una sola línea de la Fase 1.
Abrir la puerta para que Álvaro entre y vayamos haciendo una cultura que integre herramientas de AI en el trabajo diario, bajo una metodología de enseñar a la gente cómo usarla y descubrir en el mapa de los procesos las oportunidades de mejora.
Jean Pierre
CEO, TOPEX Labs